Im Rahmen meines Beratungsproduktes SUPS habe ich ein Tool entwickelt, in dem ein Projekt komplett geplant und controlled werden kann. Das Tool führt den Projektleiter durch die Planung und das Controlling seines Projektes.
Kurze Beschreibung
Es handelt sich um ein EXCEL Tool, in dem mein Wissen von 15 Jahren Projektmanagement komprimiert ist. Es ist auf das Wesentliche konzentriert und fast „idiotensicher“ programmiert. Somit sind Falsch- oder Doppeleingaben fast ausgeschlossen und Makros unterstützen die Prozesse: Erstellen der Project Charter, Stellen und Freigabe eines Change Request etc..
Man startet mit der Übersicht über alle Wissengebiete und den möglichen Templates, um sein Projekt zu planen bzw. zu controllen.
Entsprechend dem ausgewählten Wissensgebiet bzw. Prozessschritt werden nur die notwendigen Tabellenblätter (Templates) eingeblendet. (hier „Intergration“)
Man wählt das entsprechende Template aus.
Als ein Beispiel möchte ich näher auf Procurement eingehen. Neben dem Claim Management gibt es eine Übersicht über den Stand der Beschaffung.
Prinzipielle Struktur
- Template mit Eingabefelder, tlw. Verknüpfungen in andere Tabellenblätter (Druckbereich).
- Darunter werden in Grafiken der Status des Wissensgebiet (Thema) dargestellt.
- Rechts davon sind blaue Schalter (Auruf Makros) platziert, Beispiele für Makros sind Einfügen neuer Zeilen oder die Übernahme von Daten aus anderen Tabellenblätter. Die Makros stellen sicher, dass ein Überschreiben von Formeln ausgeschlossen ist und der Anwender keine ECXEL Kenntnisse für das Arbeiten benötigt.
- Ganz Rechts ist jeweils eine kurze Beschreibung für das Template abgelegt.
In dem Procurement Template schafft der Projektleiter Transparenz und Konsistenz bzgl. dem Budget für die einzelnen Lieferenten und dem Stand der Beauftragungen.
Die einzelnen Beauftragungen werden entsprechend dem Staus „beauftragt“, „abgerechnet“, „bezahlt“ und dem Fertigstellungsgrad gepflegt. Das System erkennt eigenständig Inkonsistenzen und Budgetüberschreitungen und konsolidiert die Bestellungen selbstständig auf Lieferantenebene.
Controlling
Für das Controlling des Projektes durch den Projektleiter werden alle Wissensgebiete in dem Cockpit konsolidiert. Hier erhält man den Überblick über den Stand der einzelnen Themen, z.B. Anzahl und Zustand der Todos, der Requirements, der Change Request etc.
Im Cockpit werden festgestellte Inkonsistenzen der Planung angezeigt (rechts oben in Rot).
Aus den Grafiken des Cockpits können dann zusätzlich entsprechende Reports für die unterschiedlichen Stakeholder, gemäß der Projektphase generiert werden.
Anpassbarkeit und Schnittstelle zum Projektportfoliomanagement
Der Projektcontainer kann über das Tabellenblatt „Konfig“ konfiguriert werden (Drop-Down Auswahl). Darüber hinaus werden alle Daten aus dem Projektreport (bei Freigabe) in einer Historientabellen gespeichert. Hieraus werden Verlaufsgrafiken (Earned Value Analyse, Meilensteintrendanalysen etc.) generiert. Dieser Datensatz dient auch als Schnittstelle zum Projektportfoliomanagement. Im Projektportfoliomanagement werden die Daten von mehreren Projekte analysiert und dargestellt. Mehr über den Projektportfolio Container erfahren Sie in den nächsten Wochen.
Benutzerfreundlichkeit
Durch Auswahllisten, geschützte Feldern, Verknüpfungen, Hilfstexte und Makros habe ich großen Wert auf Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit gelegt. Kompliziertere Prozesse (z.B. Stellen und die Freigabe eines Change Request und die damit notwendige Aktualisierung der Planungsstände (Origin, Update und Forecast) ) werden mit Makros unterstützt, sodass diese Prozesse, ohne Probleme in dem Project Container durch den Benutzer abgewickelt werden können.
Für einzelne Themen wie Termin- und Ressourcenplanung sind Vorlagen enthalten, bei komplexeren Projekten sollten/müssen hier Standard Projekt SW Systeme (MS Projects, etc.) eingesetzt werden. Wenn die klassische Todo Liste nicht ausreicht (Workflows für Freigaben etc.) sollte additiv ein Ticketsystem verwendet werden.
Verfügbarkeit des Project Containers
Falls ich Ihr Interesse wecken konnte, gibt es die Möglichkeit eine Testversion mit voller Funktionalität kostenlos zu erhalten. Dazu schicken Sie mir bitte eine Mail : info@pmc2.de
Für die zeitlich unbefristete Lizenz kann ich Ihnen gerne ein Angebot erstellen. Ich biete dieses Tool auch inkl. Beratung (Konfiguration, Training) an.