Habit 3: Put first things first (The habit of personal management) (Stephen R. Covey) -> Anwendung im Projektmanagement

“Once you have a clear picture of your priorities – your values, goals, and high leverage activities- organize and execute according to them”

Häufig wird zwischen dringend und wichtig nicht unterschieden. Man ist schnell verleitet die dringenden Sachen die höhere Priorität zu geben, obwohl viele dringende Aufgaben nicht wichtig sind. Die Kunst ist sich auf die wichtigen Sachen zu konzentrieren und die dringenden unwichtigen Themen zu delegieren bzw. einfach mal liegen zu lassen.

Wir können die Aufgaben nach wichtig (Erfüllung unserer Mission) und unwichtige; dringende (Zeitdruck) und nicht dringende klassifizieren. Wir erhalten somit vier Quadranten für unsere Zeitmanagement Matrix.

Aktivitäten aus den Quadranten III und IV müssen konsequent delegiert oder „vernichtet“ werden, um die notwendige Zeit für Aktivitäten des Quadranten II zu haben. Diese Aktivitäten führen zu der Erreichung der Mission.  Durch die Konzentration auf den Quadranten II wird sich der Umfang der Aufgaben von Quadrant I stetig verringern. Dies reduziert nachhaltig den Stress und steigert unsere  Effektivität, wenn die Großzahl unserer Aktivitäten direkt mit unseren Zielen der einzelnen Rollen verbunden ist.

Anwendungen im Projektmanagement:

  • Erarbeiten einer einheitlichen und konsequenten Priorisierung der anstehenden Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.
  • Durchgängige Priorisierung der Aufgaben und Arbeitspaketen
  • Delegation von Aufgaben und Verantwortlichkeiten entsprechend der Qualifikation und Erfahrung der Mitarbeiter

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