Nie wieder unscharfe Projektziele

Die unzureichende Definition der Projektziele vor dem Start des Projektes ist der Klassiker schlechthin im Projektmanagement.

Oft genug werden Ziele nicht nach “SMART”-Kriterien vorgegeben. “SMART” steht für Specific, Measurable, Achievable, Time-bound. Obwohl jedem intuitiv klar ist, dass Ziele wohldefiniert sein sollten, stellt sich die Frage, warum dies in der Praxis nicht durchgängig umgesetzt wird.

Statt den Projektauftrag konsequent “SMART” zu entwerfen, werden vielmehr unrealistische oder unspezifische Ziele definiert. Sie sind weder erreichbar, noch ist der Weg zur Erreichung der Ziele auf irgendeine Art messbar.

Doch schlecht beschriebene beziehungsweise schlecht gesetzte Ziele können das Projektteam bereits vor dem Projektstart demotivieren. Bei unrealistisch gesteckten Zielen heißt es: “Das schaffen wir sowieso nicht, das weiß doch jeder”. Diese Art von Zielen nennt man auch Stretch Goals. So wichtig Stretch Goals in der kindlichen Körperertüchtigung und im Motivationstraining auch sein mögen – im Projektmanagement haben sie nichts zu suchen. Nicht-erreichbare Ziele senken nicht nur die Moral und stumpfen auf Dauer ab. Ihr Erfüllungsgrad lässt sich einfach nicht transparent messen.

Eine renommierte internationale Top-Management-Beratung rät ihren Kunden beispielsweise dazu, Projektziele gerade bei 200% anzusetzen und einen großen Druck aufzubauen. Wenn dann die Hälfte der 200% geschafft wird, ist dies ja immer noch “gut”. Sehr wahrscheinlich wird sich vor Beginn des Projektes Angst aufbauen und am Ende Frust, verbunden mit einem nachhaltigen Vertrauensverlust in den Auftraggeber.

Bei wenig ambitioniert gesteckten Zielen hingegen heißt es: “Da haben wir ausreichend Zeit, lass uns erst mal in der Linie alles in Ordnung bringen”. Das Projekt wird zur Seite gelegt – und dort sehr wahrscheinlich vergessen.

Die Lösung: Ein mit dem zukünftigen Projektleiter und dem Linienmanagement abgestimmter Projektauftrag (Project Charter). Er ist die Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt.

Neben der Vorgabe der Ziele ist unbedingt auch das PM-Vorgehen innerhalb des Projektes vorzugeben. Auch hier muss im Vorfeld der Werkzeugkoffer (PM Prozessmodell (Phasen, Meilensteine), PM Methoden (Terminplanung, Reporting, Risikomanagement etc.) dem Projektteam zur Verfügung gestellt werden.  Zur Verfügung stellen bedeutet an dieser Stelle, das Projektteam in den Methoden zu trainieren, die Tools zu installieren und diese projektspezifisch zu initialisieren (Plug and Play). Unsere Erfahrung zeigt, dass gerade die unzureichende Infrastruktur (PM Methoden und  IT Tools) eines Projektes viel Zeit in der Startphase benötigt. In einem Fall wurde nach 9 Monaten Projektlaufzeit das Requirement Management und das Ticketsystem neu aufgesetzt, da man den Überblick vollständig verloren hatte.

Starten Sie später mit dem Projekt und Sie werden früher fertig (GPM Block)

 

Abstract

Die Projektinitialisierung wird zu oft vernachlässigt – mit verheerenden Folgen. Das haben die beiden Autoren selbst häufig genug in der Praxis beobachtet, und auch eine Umfrage unter deutschen Projektmanagern und Sponsoren gibt ihnen Recht. In dieser Umfrage wurden die größten Projekt-Zeitfresser identifiziert, die sich allesamt bereits in der Projektvorbereitung vermeiden bzw. signifikant reduzieren lassen.

Deshalb, so argumentieren die Autoren, sollten Organisationen die Vorbereitung eines Projektes und dessen Start gewissenhaft angehen und ruhig etwas “später starten”. Sie legen dar, welche Faktoren eine erfolgreiche Vorbereitungs- und Startphase ausmachen und welche Best-Practice-Methoden und Tools sie hierfür entwickelt haben.

Auch das Thema „Agilität“ wird kurz angesprochen, denn es wird gern mit „Planlosigkeit“ verwechselt: Agile und hybride Vorgehensweisen bedürfen ebenso wie klassische Ansätze einer strukturierten und ernsthaften Vorbereitungsphase.

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Project Container (PROCON) – Neuste Version (10.x) steht zur Verfügung

Der Project Container ist ein Tool, indem Sie Ihr Projekt nach PMI Standard komplett autark planen und controllen können.

Das Tool ist selbsterklärend und auch für EXCEL Anfänger anwendbar. Die wesentlichen Prozesse und Funktionen sind per MAKRO automatisiert. Sie erhalten eine zeitlich beschränkte Testversion ohne Passwort Abfrage, die Sie anschließend erwerben können. Mehr Informationen zu dem Project Container und dem Lizenz Modell finden sie hier.

Project Container (171 Downloads)

Kostenloser Vokabeltrainer für Kinder und Erwachsene (Update V7.x steht zur Verfügung)

Es ist so weit, die neueste Version des Vokabeltrainers ist fertig und steht euch nun zum Sprachenlernen zur Verfügung. Das Tool basiert auf der 1-2-3 Methode. Neue Vokabeln werden hierbei öfter und bereits bekannte Vokabeln – entsprechend dem Lernstand – seltener abgefragt. Er ist für Kinder aber auch für Erwachsene geeignet, je nach ausgewählten Themenfeldern. 

Ihr könnt eigene Vokabeln eintragen, Listen aus dem Internet übernehmen oder mit den bereits im Tool vorhandenen Vokabeln starten. Die Vokabeln sind in Themengebiete gegliedert. Es können bis zu 5 Personen den Trainer benutzen und eine „Wettkampf“ starten, wer am meisten mit dem Vokabeltrainer lernt.

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Die Meilensteintrendanalyse (MTA) ist das Instrument, um die wichtigsten Termine des Projektes im Auge zu behalten

Mein automatisiertes MTA Template steht kostenlos als download für Sie bereit

Ich habe ein komfortables EXCEL Tool erstellt, das Ihnen ohne EXCEL Kenntnisse ermöglicht für Ihr Projekt eine MTA anzulegen und zu pflegen.

Jeder, der bereits mit einer MTA Vorlage gearbeitet hat, kennt die Probleme der notwendigen manuellen Anpassung der Grafik im Falle der Änderung des Berichtszeitraum (Start- und Endtermin) oder der Anzahl der Meilensteine.

In diesem Tool übernehmen Makros dieses vollautomatisch für Sie.

Der Aufwand für die Initialisierung und der Pflege der MTA ist somit minimal. Der Nutzen dagegen für die gewonnenen Transparenz bzgl. der wichtigsten Projekttermine und der Qualität der Planung anhand des Verlaufs der einzelnen Meilensteine ist enorm.

Bei Interesse schicke ich Ihnen gerne ein Version mit voller Funktionalität  kostenlos zu . Dazu schicken Sie mir bitte eine Mail an : info@pmc2.de, oder hier direkt als Zip-Download:

MTA Analyse (250 Downloads)

Da ich hiermit kein Geld verdienen möchte, würde ich mich über eine kleine Spende an die Brühl Stiftung (bruehl-stiftung.de) freuen, wenn Sie meine MTA Vorlage in einem kommerziellen Projekt verwenden.

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The 7 Habits of highly effective People (Stephen R. Covey) -> Anwendung im Projektmanagement

Einleitung

In diesem Artikel werden die Hauptaussagen und Gedanken von Stephen R. Covey zusammengefasst und anschließend der Bezug zum Projektmanagement dargestellt.

Steven R. Covey beschreibt in „7 Habits of  highly effective People“ sieben Gewohnheiten, die die Effektivität von Menschen im privaten wie im geschäftlichen Leben entscheidend beeinflussen.

Coveys Ziel ist nicht das kurzfristige Aufputschen oder Notpflastern. Er zielt auf Arbeit an langfristigen Einstellungen und nicht auf kurzfristige und damit kurzsichtige Erfolgstechniken.

Ein „Habit“ ist eine Gewohnheit. Diese Gewohnheiten basieren auf einem Verhaltensmuster,  welches  sich aus dem Wissen, der Haltung (Einstellung) und den Fähigkeiten des Einzelnen zusammensetzt. „The 7 Habits of highly effective People (Stephen R. Covey) -> Anwendung im Projektmanagement“ weiterlesen

Habit 1: Be Proactive (The Habit of Personal Vision) – Stephen R. Covey und seine Bedeutung im Projektmanagement

Das erste „Habit“ befasst sich mit der Proaktivität des Handels.

„Anything you think the problem is out there, that is the problem. You have just empowered what’s out there to control you.“

Proaktivität ist die Kraft, die Freiheit und die Fähigkeit des Menschen, die Reaktion auf einen Reiz (Situation/Gegebenheit) anhand seiner eigenen Werte auszuwählen. Entscheidungen werden aufgrund von festen Werten und nicht aufgrund der momentanen Umstände bzw. Emotionen getroffen. Die Ziele laufen synchron zu den Wertvorstellungen. Somit  übernimmt man die Verantwortung für das was man ist, das was man hat und das was man tut. Ereignisse und Umstände können in zwei Gebiete  unterteilt werden:

„Circle of influence“:  Themen,  bei denen wir die Möglichkeit der direkten oder indirekten Einflussnahme haben.

„Circle of concern“: Themen, die uns angehen, aber auf die wir keinen Einfluss haben. „Habit 1: Be Proactive (The Habit of Personal Vision) – Stephen R. Covey und seine Bedeutung im Projektmanagement“ weiterlesen

Habit 2: Begin with the end in mind (The habit of personal leadership) (Stephen R. Covey) -> Anwendung im Projektmanagement

“Once you can decide what you are about and what you treasure, you have automatically got guidelines. You have developed the criteria for making all the decisions in your life”

Hiermit ist nicht nur das Endergebnis gemeint – darüber hinaus werden die Werte festgelegt, anhand derer man seine Entscheidungen treffen sollte, um sein Ziel zu erreichen.

Covey empfiehlt die Formulierung eines persönlichen Missionsstatements als persönliche Richtlinie, mit Werten und Zielen.

Jeder hat mehrere Rollen (Manager, Lebenspartner, Vater, Sohn, Bruder etc.) in seinem Leben mit Aufgaben und Verantwortung, für die er sich Ziele setzen sollte. Dies ist die Voraussetzung, um die richtige Balance und Ausgewogenheit im Leben zu finden. „Habit 2: Begin with the end in mind (The habit of personal leadership) (Stephen R. Covey) -> Anwendung im Projektmanagement“ weiterlesen

Habit 3: Put first things first (The habit of personal management) (Stephen R. Covey) -> Anwendung im Projektmanagement

“Once you have a clear picture of your priorities – your values, goals, and high leverage activities- organize and execute according to them”

Häufig wird zwischen dringend und wichtig nicht unterschieden. Man ist schnell verleitet die dringenden Sachen die höhere Priorität zu geben, obwohl viele dringende Aufgaben nicht wichtig sind. Die Kunst ist sich auf die wichtigen Sachen zu konzentrieren und die dringenden unwichtigen Themen zu delegieren bzw. einfach mal liegen zu lassen.

Wir können die Aufgaben nach wichtig (Erfüllung unserer Mission) und unwichtige; dringende (Zeitdruck) und nicht dringende klassifizieren. Wir erhalten somit vier Quadranten für unsere Zeitmanagement Matrix. „Habit 3: Put first things first (The habit of personal management) (Stephen R. Covey) -> Anwendung im Projektmanagement“ weiterlesen

Habit 4: Think win-win (The habit of interpersonal leadership) (Stephen R. Covey) -> Anwendung im Projektmanagement

“The win-win Philosophy is not just some little technique, some nice little phrase. A win-win person has an Abundance Mentality, meaning that his or her paradigm of life is there is plenty out there for everybody to spare.”

Der einzige langfristige Erfolg in geschäftlichen und privaten Beziehungen basiert auf einer Win-Win Strategie. Die Grundeinstellung dabei ist, dass beide Partner mit dem Ergebnis der Verhandlung vollständig zufrieden sind, nur dann werden beide Parteien die Lösung nach Kräften unterstützen. Die einzige praktikable Alternative ist No-Deal, diese verhindert zwar in dem jetzigen Fall die Zusammenarbeit, jedoch zerstört es nicht die Beziehung zwischen den Parteien. Dagegen sind Win-Lose und Lose-Win Geschäfte keine Grundlage für gute langfristige Beziehungen. „Habit 4: Think win-win (The habit of interpersonal leadership) (Stephen R. Covey) -> Anwendung im Projektmanagement“ weiterlesen